很多時候，這些成本對公司來說確實很高，而且它們被忽視為「管理費用」。在這方面，採用網路或行動解決方案來取代或補充公司中的紙本文件不僅可以提高生產力（並使文件管理員更快樂），而且還可以顯著降低使用紙本表格的成本，從而產生非常誘人的效果尤其是對於那些被開支困擾的組織來說，他們看不到減少開支的方法。
世界各地的公共組織都在效仿公司提供的榜樣，一旦注意到使用紙本文件的成本，就已經開始告別紙本文件。阿根廷門多薩省公共中央政府產生的行政文件就是一個例子，根據當地報紙《 》報道，到 年中期，該文書將實現 數位化。在確定使用紙本文件的高成本後，採取了數位化策略：平均每年花費 美元印刷官方公報，需要 噸紙張；每年花費 美元印刷工資存根以結算 份工資，消耗 噸紙。
公司使用紙本文件的成本會如何？
標誌據 稱，典型的美國辦公室工作人員每年 土耳其 電話號碼庫 使用超過 張紙張，相當於每位員工約 箱紙張。每箱標準影印紙的平均價格為 美元，每位員工每年的成本為 美元。紙張成本僅佔紙張生命週期成本的 左右。紙本文件的主要成本涉及紙張的複印、交付、處理、儲存和檢索，其中影印成本佔 ，分發成本佔 。
該網站引述普華永道的話說
平均組織花費約 美元的人力來歸檔每個紙質文檔，花費約 2024-2032 年全球農用輪胎市場需求與成長分析報告 美元的人力搜索每個錯誤歸檔的文檔，以及花費 美元重新創建文檔。德勤 在 世紀 年代初進行的一項研究發現，美國管理人員平均每週要花三個小時尋找歸檔錯誤、貼錯標籤或遺失的文件。
據該網站稱，在管理紙本文件方面仍然浪費了大量時間且效率低下，特別是當大部分數據以電子方式創建和生成時。與使用紙質文件的成本商店檢查報告
當今時代：行動性、即時資訊、快速解決問題
商店檢查使公司能夠從不同銷售點接收最新資訊。在檢查商 目錄 店後快速分析每個商店需要改進的地方是公司高度重視的屬性，因為從長遠來看，它可以提高服務品質、提高顧客滿意度和更大利潤。
鑑於商店檢查可以涉及形象、訂單、衛生、員工在場、庫存、產品的可用性或促銷材料的使用等，並且因為許多公司有多個銷售點或商店，需要對商店進行檢查。正確涵蓋必須監控的所有風險因素。