無論您在企業中使用哪種類型的檔案系統
組織都是關的都是為了讓員工能夠找到他們想要的內容，即使文件創建已經過去了幾年。在紙本辦公環境中，重要資訊通常保留在一張紙上、歸檔在某處的櫃子中或放在某人的辦公桌上。事實上，7.5% 的文件遺失，另外 3% 的文件歸檔錯誤，這意味著這些文件可能永遠無法找到。有時，這些文件可能包含部落知識，只要他們知道這些知識的存在，這些知識將使所有員工受益。
您的客戶（和潛在客戶）將欣賞快速尋找客戶所需資訊的能力所帶來的回應能力、組織性、品質和輕鬆的溝通會提高效率並加快對客戶的回應 亞美尼亞 電話號碼庫 時間。在我們的職業生涯中，我們都曾經遇到過這樣的情況：客戶主動聯繫我們，需要我們快速提供一些東西，但我們找不到。這肯定會造成糟糕且尷尬的局面。數位文件的有效組織在共享環境中尤其重要。透過這些簡單的提示最大限度地提高您的文件管理流程：
所有公司文件都放在一個地方
將所有文件放在一個「根」資料夾下。對於 Windows 環境中您可以透過建立單一根資料夾並將所有文件儲存在該根資料夾內的子資料夾中來執行相同的操作。將所有電子文檔放在一個位置將使查找文件變得更加容易。如果您想了解如何將文件組織在一個地
使用邏輯層次結構來建立資料夾 – 這些資料夾就像檔案系統的抽屜，但位於您的電腦上。使用簡單易懂的術語來命名文章將為您提供一些提示。
建立文件命名流程並教育員工如何使用它 – 在許多情況下，組織選擇為所有員工使用的文件製定標準命名約定。例如，2019 年 6 月 1 日編寫的有關 Amazing DMS Systems 的文件可能會儲存為 20190601.AmazingDMSSystems 或類似名稱。由於 DMS 將在搜尋功能中識別標題和關鍵字，因此請確保在文件標題中利用這些關鍵字。
制定文件培訓並確保所有新員
工和現有員工都參加 – 許多組織受益於創建快速教學和培訓計劃，向員工展示如何利用 DMS 以及如何保存和命名文件。所有新進
具體 – 如上所述，確保您的電子檔案名稱符合邏輯且具體。命名文件的目標是能夠知道文件的內容，而無需開啟文件查看。如果您的公司經常透過電子郵件或可攜式裝置共用文件，您可能想要考慮在文件名稱中包含更具體的訊息，因為共用文件中不會包含資料夾資訊。
使用程式檔案的預設安裝資料夾 – 安裝應用程式 Lia Manoliu – 他在運動領域的重要性 時使用預設檔案位置。在 Windows 下，約定應用程式檔案位於 Drive Letter >Program Files 目錄下。在其他地方安裝應用程式會給您的員工帶育影片將引導您了解其實施。
不要害怕在資料夾內建立資料夾 – 根據需要在這些主資料夾內建立輔助子部分資料夾。例如，名為「費用報告」的資料夾可能包含名為「2019」、「2018」和「2017」的資料夾。
經常且一致地歸檔－換句話說，邊做邊歸檔。歸檔文件的最佳時間是在您第一次建立文件時。因此，鼓勵您的員工養成使用「另存為」對話方塊歸檔文件的習慣，並根據公司的指南命名文件，然後他們立即將其歸檔到適當的資料夾中。
利用字母表 – 如果您有
個經常使用的文件，請不要害怕將該特定文件重新命名為以數字或字母 A 開頭。
經常備份您的文件 – 不幸的是，事情確實會發生，因此定期備份您的文件非常重要。
制定文件需要保留多長時間的時間表 – 在某 粉絲數據 些企業中，某些文件（例如薪資和員工文件）需要保留一定年限。探索公司文件需要保留多長時間，然後製定一個流程來剔除和淘汰過期後不再需要的文件。這將有助於保持您的文件系統清潔。
進行定期審核 – 指派一名團隊成員或業務負責人每月審核公司文件審核，以確保所有內容均依照公司程序命名。透過定期展示錯誤歸檔或命名錯誤的文件，可以更容易地在員工不再記得文件的用途之前讓他們糾正問題。
電子文檔的管理應該成為您企業整體文件管理策略的一部分。